Confluence를 이용한 프로젝트 현황판
프로젝트 수행 중에 시도해 본 내용 중 프로세스 품질 향상으로 진행한 내용을 정리해 보았습니다. 기술 이야기는 아니고, 프로젝트 운영과 협업을 효과적으로 이끌어 내 보려던 내용입니다. 간단하지만 효율적이였던 본 사례를 응원해 준 동료가 있어서 내용을 정리해 봅니다. 그 동료는 작고 시맨틱한 리소스[1]로 효율적이고 효과적으로 작업하기를 좋아합니다.
프로젝트 현황판이란?
프로젝트를 오픈시킬 때까지는 여러 단계를 거치게 되죠. 다양한 요구사항들을 분석해서 설계하고 개발하고 테스트한 후 서비스를 오픈시키기 위해서는 각 단계별 담당자들 사이에 유기적이고도 효율적인 업무 진행 상황 파악이 필요합니다. 이러한 진행 상황 파악은 결국 서비스 품질을 향상시키는 위한 방향이 되고, 서비스 품질은 프로세스 품질을 기본적으로 가지고 있어야 합니다. 프로젝트 관리 도구에서 다양한 형태로 제공 받거나 일반 문서로 작성되기도 합니다.
기본적으로 프로젝트 진행 상황 파악이 필요한 이유는 각 단계별 담당자들이 업무 진행 현황을 시각적으로 공유 받고 이것을 바탕으로 개인 업무를 조율할 수 있게 하는 것이고, 프로젝트 이해 관계자들은 프로젝트 진행 상황을 한 눈에 보기를 원하기 때문입니다. 이에 부응하기 위해서 프로젝트 운영 담당자들은 다양한 도구 사용을 고민하고, 다양한 도구들을 현장에서 사용하게 되는데, 가장 대표적인 것이 엑셀입니다. 조웰 온 소프트웨어에서는 업무 관리 방식에 엑셀이면 충분하다고까지 이야기했습니다.
하지만 어떠한 도구를 도입하더라도 도구를 사용하는 구성원들의 적극적인 협조가 있어야 하고, 협조가 부족할 경우 프로젝트가 원하는 현황 뷰를 적시에 제공하는 것은 어려울 수 있습니다. 그래서 현장에서는 현황을 수집해서 업데이트 해 주는 역할이 필요하고, 이렇게 업데이트된 내용을 History 기능이 지원된다는 가정 아래 담당자도 직접 업데이트할 수 있어야 합니다. 프로젝트 현황판 내용 업데이트가 적시에 올바르게 이루어질 수 있도록 해야 합니다.
일반적으로 웹 서비스를 개발은 다양한 상황과 여건들로 인해 각 업무들이 고유한 특징들을 갖게 마련입니다. 그런데 이러한 업무들의 협업을 어떻게 하자는 Action들은 다양할 수 있지만, 이것을 이끌어 내는 Action은 부족할 수 있고, 서비스 개발을 관리해 주는 도구들을 사용할 때에는 도구가 가지고 있는 특장점을 이해한 후 데이터를 만들어야 하는데, 이것도 결국은 일이기 때문에, 도구의 환경 설정과 사용자 추가/삭제가 더욱 더 담당자를 힘들게 만들 수도 있습니다. 여기에 비용이나 보안등의 사유까지 더해지면 엑셀로 회귀하는 경우가 비일비재합니다.
최근에 종료한 프로젝트에서는 회사가 보유하고 있는 아틀라시안 사의 클라우드 Confluence로 프로젝트 현황판을 제작해서 프로젝트 이해관계자들에게 프로젝트 현황을 공유했습니다. 간단하고 복잡하지 않아서 이 현황판을 프로젝트 말미까지 유용하게 사용했는데 동료분중 한분이 괜찮았다는 의견을 줘서 이 응용 사례를 정리해서 소개합니다.
왜 Confluence 였는가?
이번 프로젝트에서는 PM 역할을 했는데, 각 개발 단계별로 진행 상황을 수집해서 보고하고 현황을 공유해 주려고 했고, 프로젝트 현황판을 만들어 활용했습니다. 아틀라시안 사의 Confluence는 Wiki 도구 이지만, 간단하게 프로젝트 현황판을 만들 수 있고, Confluence에서 활용한 내용은 아래와 같습니다.
- 제작이 간단합니다.
- 웹 페이지에서 표 정렬 기능을 제공 합니다.
- 프로젝트 현황을 영역과 각 개발 단계별로 정렬해서 볼 수 있습니다.
- 표의 첫 열은 자동넘버링으로 채울 수 있습니다.
- 프로젝트 중에는 잦은 업데이트로 영역 수 파악도 어려울 수 있는데, 간단하지만 도움이 됩니다.
- 업데이트 History 관리를 별도로 할 필요가 없습니다.
- 웹 페이지이기 때문에 업데이트 이후에는 잘못된 문서 업데이트를 걱정할 필요가 없습니다.
- 클라우드 문서로 공동 작업을 하다 보면 수시로 문서가 업데이트 되거나 실수로 내용을 입력하거나 삭제하는 경우가 발생하는데, 웹 페이지는 한번 업데이트 후에는 이런 걱정할 필요 없이 공유할 수 있습니다.
- 업데이트 시 내용이 업데이트되면 변경된 내용을 메일로 받아 볼 수 있습니다.
- 웹 페이지 복사나 문서 Export로 문서 2차 가공이 편합니다.
- 모바일에서도 현황 체크를 수시로 할 수 있습니다.
Confluence 프로젝트 현황판 만들기
- Confluence의 표 작성 기능을 활용해서 표를 생성합니다.
- 열(Row)은 영역과 웹 서비스 개발 단계를 반영해서 정의합니다.
- 첫번째 열은 표 자동 넘버링 기능을 사용해서 관리 대상 수를 알 수 있습니다.
- 두번째 열은 영역 열로 사용합니다.
- 세번째 열부는 서비스 개발 단계별로 열을 지정합니다.
- 기획, 디자인, 퍼블리싱, 구현, 테스트
- 서비스 개발 단계별로 담당자와 리뷰 열을 추가합니다.
- 테스트는 리뷰 열 대신 결과 열을 추가합니다. 비고 열을 추가 합니다.
- 행(Column)에는 데이터를 등록합니다.
- 정렬 기능을 효과적으로 활용할 수 있도록 데이터를 등록합니다.
- 영역 열에는 웹 서비스 영역이나 메뉴를 등록합니다.
- 개발이 완료되면 해당 문자열에 링크를 걸도록 합니다.
- 서비스 개발 단계별로 상태값과 일자를 입력합니다.
- 완료(완료일), 진행 중(완료예정일), 대기(완료예정일), 지연(완료예정일)
- 변경 이력은 Confluence History로 확인하고 최신을 유지합니다.
- 담당자에는 서비스 개발 단계별 담당자를 입력합니다.
- 담당자 변경은 A -> B 형태로 비고란에 기록합니다.
- 리뷰에는 리뷰한 사람과 상태 그리고 일자를 기록합니다.
- 리뷰자는 다양할 수 있고 필수 사항이 아닌 참고 사항입니다.
- 상태는 서비스 개발 단계와 동일합니다.
- 리뷰 결과에 따라 서비스 개발 단계 일정에 변경이 발생할 수 있습니다.
- 테스트는 대기(완료예정일)/진행중(완료예정일)/합격(일자)/불합격(일자)/보류(일자) 상태 값과 담당자 그리고 결과 값을 기록합니다.
- 테스트 상태에 따라 서비스 개발 단계 일정에 변경이 발생할 수 있습니다.
- 테스트 결과에는 테스트 수행 전체/테스트/오류/보류 수를 추가합니다.
- 완료(완료일), 진행 중(완료예정일), 대기(완료예정일), 지연(완료예정일)
- 현황판 운영
- 기본적으로 현황 집계자 중심으로 업데이트되지만 집계자 이외에도 가능하게 합니다.
- Confluence의 History 기능과 내용 변경 통지로 집계자는 변경되는 사항은 알 수 있습니다.
- Confluence 웹 페이지를 복사하거나 문서 Export 기능을 사용해서 별도 문서로 공유합니다.
Confluence 프로젝트 현황판 예시
맺음말
Confluence를 가지고 간단하게 프로젝트 현황판을 만들어 실무에 적용해 보았습니다. 사례를 정리하면서 드는 생각은 간단한 것 같지만 여러 고민을 했었구나 였습니다. 그리고 이번 정리를 하면서 기존 프로젝트 현황판을 조금 더 업데이트 할 수 있었습니다. 협업을 할 때 중요한 것은 도구를 중심으로 습득해서 일사분란하게 움직이는 것 보다는 내 작업이 다른 사람들을 도와 줄 수 있게 하려는 작은 발걸음들이 아닌가 싶었고, 이러한 가치를 알아줬던 동료에게 감사했습니다.
각주
[1] 응원해 준 동료와 나누던 이야기 속 어휘들을 조합한 것으로 시맨틱 웹(Semantic Web)의 시맥틱을 차용해서 작고 의미있는 자원을 의도한 것으로 불필요한 작업을 최대한 줄여보려는 시도를 표현해 본 것 입니다.